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支出控制：檢查您的服務是否需要才花錢

本文翻譯自：英國政府數位服務設計手冊
原文連結：https://www.gov.uk/service-manual/agile-delivery/spend-controls-check-if-you-need-approval-to-spend-money-on-a-service
翻譯日期：2023-12-27
譯註：本文為使用 CAPTCHAs之相關參考資料，為提供參考與理解脈絡使用，各國制度與實務作法存在差異，實際應用仍需結合本國情況並諮詢專業意見

如果您想花錢購買數位或技術服務，您可能必須獲得中央數位和資料辦公室（CDDO）的核准。

這個過程被稱為「支出控制」。

本指南涉及舊的支出控制流程。如果您的部門正在使用新的支出控制管道流程，請遵循流程。請諮詢您的數位或技術主管以找出答案。

為什麼有些服務必須獲得支出核准​

CDDO 要求服務獲得支出核准，以確保它們的建置符合技術實務守則。

您應該在開始建立服務之前閱讀守則，並在做出技術決策時使用。

支出控制流程的存在是為了確保：

  • 您已經考慮了使用該服務的人的需求
  • 您獲得最佳利益
  • 您僅在符合政府數位和技術策略的計畫和專案上花費
  • 私人企業和公眾可以瞭解政府如何做出在數位專案或技術上花錢的決策
  • 在花費資金之前，您可以發現並解決您的服務中的任何問題
  • 您使用敏捷方法開發服務

CDDO 如何決定哪些服務需要核准​

CDDO 根據以下 3 個因素決定您的服務是否需要核准：

  • 您所在的部門是否為中央政府部門——下載公共部門分類指南以瞭解詳情
  • CDDO 將您的服務歸類為數位服務還是技術服務
  • 您希望花費多少的金額

何時您的服務被視為數位服務​

如果您的服務是線上並且將由非政府人員使用，CDDO 會將您的服務視為數位服務。

非政府人員如：

  • 公民
  • 企業
  • 其他非政府組織

以下是數位服務的範例：

  • 交換資料服務（使用者向政府提供個人詳細資料的服務，例如申請護照）
  • 資訊服務（使用者無需提供個人詳細資訊的服務，例如稅務或福利計算器(a tax or benefit calculator)）
  • 網路應用程式
  • 行動應用程式
  • 網站
  • 企業間網路（Extranet）

如果您在以下方面建立內容（而不是服務），CDDO 不會將您的服務視為數位服務：

您的數位服務何時需要獲得核准​

您必須獲得核准來使用金費以開發新的數位服務，並且該服務符合以下一個或多個條件：

  • 符合大眾利益
  • 使用身份保證
  • 需要網域註冊
  • 使用外部使用（external-facing）的數位交換資料
  • 具有網站或行動應用程式

對於任何其他數位服務，您必須獲得核准才能花費超過 100,000 英鎊。

您的服務何時會被視為技術服務​

CDDO 會將您的服務視為技術服務，如果符合以下所有條件：

  • 僅供內部使用（internal facing）
  • 由政府為政府提供

您何時需要技術核准​

您必須獲得核准才能在技術上花費超過 100 萬英鎊。

如果您在政府共用服務（Government Shared Services）提供的任何技術上花費超過 100 萬英鎊，您還必須透過SSfG-Secretariat@cabinetoffice.gov.uk與他們聯繫以討論支出。這包括以下技術：

  • 企業資源規劃（ERP）系統
  • 人力資源系統
  • 財務或會計系統
  • 採購系統

「技術」是指您計劃建立的服務的所有部分，包括以下類型的支援：

  • 託管聯絡人（contacts in hosting）
  • 資料中心
  • 語音和影片
  • 安全性
  • 協力廠商支援

技術支出計入您的總支出​

如果 CDDO 將您的專案歸類為技術專案，則您在以下方面花費的任何資金都將計入您的總支出的一部分，用於在檢查是否需要支出核准：

  • 合約修改、延期或續約
  • 授權
  • 透過現有框架進行支出，例如雲端或商業框架
  • 可行性或概念驗證研究
  • 試驗性專案
  • 專案（或專案的任何部分）和計劃——找出專案和計畫之間的區別
  • 任何更改、增強、維護或更新
  • 通用基礎設施解決方案，包括語音和資料通訊
  • PSN，無論是固定的還是移動的
  • 您已分解為較小專案的計劃，這些專案單獨低於閾值，但總體高於閾值的專案也屬其中

輔助數位支出計入您的總支出​

您應該考慮將以下類型的輔助數位支援作為支出的一部分：

  • 面對面的支援
  • 電話支援，例如呼叫中心
  • 協力廠商仲介支援，例如服務整合商、顧問公司或合作夥伴
  • 允許使用者存取數位服務的其他管道，例如信件

通常不會獲得核准的專案​

CDDO 通常不會核准您在以下活動上花費資金：

  • 簽訂價值超過 1 億英鎊的 IT 合約
  • 在您與政府同一部門簽訂了為您提供服務的合約後，與一家公司簽訂了為您提供系統整合的合約——瞭解為什麼政府放棄了塔式模式
  • 自動續約
  • 提供持續超過 2 年的新託管合約
  • 建立原生或混合式應用程式